Stadgar

FÖR UPPSALA PENSIONÄRSFÖRENINGARS SAMARBETSRÅD
Antagna av dess representantskap den 20 mars 2014. Vid UPS årsmöte 22 mars 2018 presenterades förslag till omarbetade stadgar för UPS. De synpunkter som framfördes på årsmötet har nu förts in i de nya stadgarna som således gäller från årsmötet 2018.

§ 1 Uppgifter

Uppsala Pensionärsföreningars Samarbetråd (UPS) är en paraplyorganisation för anslutna pensionärsföreningar i Uppsala.

UPS ska

vara kontaktorgan mellan medlemsföreningarna och av Uppsala kommun
inrättat pensionärsråd (KPR), Omsorgsnämnden (OMN) och
Äldrenämndens (ÄLN) presidium samt övriga nämnder och bolag enligt
det särskilda avtal med Uppsala kommun. UPS skall vara kontaktorgan
mellan medlemsföreningarna och andra organisationer
genom sammankomster och diskussioner med medlemsföreningarna bidra till större förståelse och kunskap om varandras arbete
informera medlemsföreningarna om vad som förekommer i överläggningar med Uppsala kommun och övriga organisationer
ta initiativ till arbetsgrupper för aktuella frågor
vara ett referens- och remissorgan på lokal nivå
nominera företrädare i KPR och andra organisationer
bevaka att samlings-, utbildnings- och aktivitetslokaler för pensionärer finns.

§ 2 Organisation

Representantskapet är UPS högsta beslutande organ och består av ledamöter utsedda av anslutna pensionärsföreningar med minst 25 medlemmar och antagna stadgar. En ledamot för varje påbörjat 200-tal utses, dock högst fem.
Verksamheten leds av en styrelse som arbetar på uppdrag av representantskapet och som genom ledamöterna i KPR skall företräda föreningarna gentemot kommunens politiker och tjänstepersoner i aktuella pensionärsfrågor.
UPS styrelse genomför två representantskapsmöten per år, årsmöte (under mars) och höstmöte (under oktober). Förutsättningen för att delta i dessa möten är att medlemsavgiften till UPS är betald före den 15 mars.
Om anmäld ledamot är förhindrad att delta äger medlemsföreningen rätt att utse annan ledamot. Ersättaren meddelar detta vid ankomsten till mötet till sekretariatet.

§ 3 Möten och sammanträden

Representantskapets årsmöte hålls under mars månad och verksamhetsåret är detsamma som kalenderåret.
Höstmöte hålls under oktober månad.
Extra möte hålls när styrelsen så beslutar eller när minst hälften av representantskapets ledamöter så önskar.
Vid höstmötet kan kompletteringsval ske.
Kallelse till möte skickas till förening och styrelsemedlem minst två månader före mötet med mail till anmäld e-postadress eller, om sådan saknas, med brev. Aktuella handlingar (inklusive dagordning) skall skickas senast två (2) veckor före mötet med brev till valda ombud.
Vid representantskapets årsmöte i mars skall följande ärenden förekomma:

Val av mötesfunktionärer
a) ordförande
b) sekreterare
c) justeringspersoner tillika rösträknare
Fråga om stadgeenlig kallelse
Godkännande av röstlängd
Föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse
Föredragning av revisorernas berättelse; fastställande av bokslut/resultat- och balansräkning
Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Val av styrelse och funktionärer enligt § 6 i stadgarna
Val av två revisorer jämte ersättare
Val av valberedning för mandatperioden
Motioner
Aktuell information
Övriga ärenden

§ 4 Motioner

Ansluten medlemsorganisation, som önskar att ärende av gemensamt intresse skall behandlas vid årsmöte, skall skriftligen genom motion anmäla ärendet till styrelsen. Motion skall vara inlämnad till styrelsen senast den 15 januari.

§ 5 Omröstningar

Vid omröstning har varje anmäld ledamot av representantskapet, liksom styrelsens ledamöter, en röst var. Styrelsen har ej rösträtt i frågan om ansvarsfrihet för styrelsen. Utgången av en omröstning bestäms genom enkel majoritet. Vid lika röstetal vid representantskapsmöten avgörs beslut genom lottning. Personval avgörs med öppen omröstning om inte någon röstberättigad begär sluten omröstning. Vid lika röstetal avgörs personval genom lottning.

§ 6 Val av styrelse, revisorer och valberedning

Styrelsen består av 16 ledamöter och mandattiden år två år.
Vid representantmötets årsmöte väljs styrelseledamöter enligt följande:
Jämna år utses ordförande, sekreterare särskilt, samt sex ledamöter. Udda år utses vice ordförande, kassör särskilt, samt sex ledamöter.
Mellan styrelsemötena företräds UPS av ett arbetsutskott på fyra ledamöter utsedda av styrelsen. Fyra ledamöter av arbetsutskottet samt fyra personliga ersättare föreslås som ledamöter i KPR. AU representerar UPS vid möten med ÄLN:s och OMN:s presidier.
En ordinarie revisor samt en ersättare väljs vid årsmötet jämna år för en mandattid på två år. En ordinarie revisor samt en ersättare väljs vid årsmötet udda år för en mandattid på två år.
En valberedning bestående av fyra ledamöter jämte två ersättare väljs av årsmötet för en mandattid på två år enligt följande:
Jämna år utses två ledamöter och en ersättare. Udda år utses två ledamöter och en ersättare. Vid varje årsmöte utses en av de valda till sammankallande.
Sista dag för nominering till uppdrag är 4 veckor före årsmötet.

§ 7 Valberedning

Valberedningen lämnar förslag på personer att inneha de poster som representantskapet har att utse med beaktande av följande: Valberedningens arbete sker i kontakt med medlemsföreningarna. Hänsyn tas till de anslutna föreningarnas medlemsantal den 31 december året före årsmötet. En jämn könsfördelning skall eftersträvas och intresset att få olika delar av kommunen representerade bör beaktas. Valberedningens förslag utsänds till representantskapets ledamöter minst två (2) veckor i förväg. Valberedningen tillfrågar styrelseledamöterna senast fyra (4) veckor före årsmötet om de vill fortsätta kandidera till en styrelseplats.

§ 8 Fyllnadsval

Om ledamot eller ersättare i styrelsen eller valberedningen avgår under mandatperioden görs fyllnadsval vid närmast följande representantskapsmöte.

§ 9 Styrelsens arbetsformer

Styrelsen företräder pensionärsföreningarna i de uppgifter som framgår av § 1.
Arbetsutskottet har att bereda ärenden och utforma förslag att föreläggas styrelsen för beslut. Utskottet kan i brådskande fall avge yttranden till berörda organ inom kommunen.
Mer än hälften av ledamöterna måste vara närvarande för att styrelsen skall kunna fatta beslut. Vid styrelsens sammanträden förs protokoll som justeras av ordföranden jämte en vid sammanträdet utsedd justeringsperson.
Styrelsen har rätt att till styrelsesammanträden inbjuda personer för sakinformation.
Dessa får dock inte delta i styrelsebeslut.

§ 10 Ekonomi

Budget och årsavgift beslutas vid höstmötet och bokslut fastställas vid årsmötet. De till UPS anslutna medlemsföreningarna erlägger en årsavgift för varje föreningsmedlem som redovisats den 31 december året före uppbördsåret. Årsavgiftens storlek beslutas i samband med budgetbehandlingen.
Avgiften erläggs före den 15 mars varje år. Förening som inte erlagt avgift före den 15 mars äger inte rätt att delta i representantskapets årsmöte.
Verksamheten finansieras i övrigt genom ersättning från Uppsala kommun för den kontakt- och informationsverksamhet som åligger UPS.

§ 11 Övrigt

Protokoll från årsmöte jämte verksamhets- och revisionsberättelse samt höst- och styrelseprotokoll sänds till alla anslutna medlemsföreningar och finnas på UPS hemsida där anslutna föreningar kan ta del av dessa handlingar.
Protokoll från årsmöte jämte verksamhets- och revisionsberättelse sänds alltid till Kommunstyrelsen, Äldrenämnden och Omsorgsnämnden.
Aktuell information från styrelsen finns på UPS hemsida och styrelsens ledamöter skall vara beredda att med föreningarna diskutera och lämna information om styrelsens arbete.
Representantskapet har att fastställa arvodes- och resereglemente.

§ 12 Stadgeändring

Dessa stadgar kan ändras genom beslut på årsmöte med representantskapet.